Gestión Documental

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Servicios y software  de Gestión Documental

Las Organizaciones generan a diario gran cantidad de información. Esto genera una nueva necesidad, la gestión de la misma: almacenamiento, acceso, distribución y eliminación de la documentación de forma eficiente.

La clave la encontramos en la transformación del soporte de papel al formato electrónico. La información en formato electrónico nos permitirá su acceso más rápida y cómodamente, tanto para el personal de la empresa, como para sus clientes y proveedores, y facilitará la organización de la misma de manera sencilla y económica.

A través de la Digitalización de Archivos, Factura electrónica y Destrucción Documental obtendremos una considerable reducción de tiempo y espacio, facilitaremos el acceso a la información y evitaremos pérdidas y extravíos incrementando la seguridad de los datos. Estos procesos nos permitirán:

  • Tener la información perfectamente organizada y acceder a ella con un solo clic.
  • Acceso sencillo e instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio.
  • Decidir y controlar quien puede acceder a la información.
  • Liberar espacio en su almacén en lugar de acumular papel.
  • Las nuevas normativas legales permiten el archivo digital de facturas frente al papel.
  • Limpieza de documentos
  • Borrado y Destrucción

Todas estas ventajas nos permiten obtener:

  •  Reducción de costes.
  • Aumento de calidad y productividad.
  • Mayor valor de la información de la empresa.
  • Mejor atención a los clientes.

 

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Necesidad

Según la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, la facturación electrónica en el marco de la contratación con el sector público estatal es obligatoria en los términos que se establezcan en dicha Ley y en su normativa de desarrollo.

La Factura Electrónica es un documento electrónico que cumple con los requisitos legales de las facturas tradicionales, garantizando la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Surge por la necesidad creciente de almacenamiento, gestión e intercambio por medios electrónicos y tiene la misma validez y funcionalidad tributaria que la factura tradicional en papel, pudiéndose gestionar de forma electrónica todo el ciclo de la facturación.

Enfoque

A pesar de que la e.factura es una realidad normativa y técnica, lo cierto es que a nivel de Pyme su incorporación se ha frenado por los cambios y costes que implican la implantación de las aplicaciones correspondientes.

El objetivo de Coolabora ha sido presentar a nuestros clientes soluciones económicas, sean sencillas de implantar y que no exijan grandes cambios ni en los procedimientos de trabajo ni en las infraestructuras y los sistemas.

Solución

Con una solución adaptada a sus necesidades mejoraremos su actividad empresarial sustituyendo la factura tradicional por la factura electrónica: se agilizarán los procesos de facturación, ahorrará espacio físico y aumentará la seguridad de sus facturas.

Implantamos un software que permite automatizar la preparación, firma, envío y archivo de facturas emitidas, sin necesidad de cambiar su programa de gestión. Se instala como una impresora adicional en su servidor u ordenador, de manera que únicamente tendrá que “imprimir” las facturas a emitir para empezar a eliminar los costes de la facturación en papel.

Y todo ello realizando el envío y recepción de sus facturas, cumpliendo con los requisitos exigidos por la Ley, de forma sencilla y a un coste económico.

Beneficios

  • Ahorro en el gasto de papelería.
  • Facilidad en los procesos de auditoría.
  • Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
  • Menor probabilidad de falsificación.
  • Agilidad en la localización de información.
  • Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.
  • Procesos administrativos más rápidos y eficientes
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Necesidad

La información es hoy en día uno de los activos más importante de las empresas. Esta información suele estar mayoritariamente almacenada en formato papel, con el consecuente problema de espacio que esto puede conllevar; además es fácilmente accesible y vulnerable, por lo que implica un alto riesgo, resultando muy costoso mantener niveles de seguridad altos para este formato.

Enfoque

Con el objetivo puesto en proteger la información de su empresa Coolabora trabaja en la mejora de los procesos en los que se maneja dicha información.

Un tema crítico para una organización es la gestión de documentos, no únicamente a nivel de archivo, sino también en lo referente a la distribución, manejo y consulta de la información existente en dichos documentos y que puede ser indispensable para la toma de decisiones.

Desde Coolabora buscaremos proteger los documentos digitalizados de su empresa en función del nivel de criticidad y seguridad de los mismos.

Solucion

En el mercado existen diversas soluciones que serán más o menos convenientes en función del tipo de documentos y consultas a los que se quieren aplicar. La labor de Coolabora empezará por el estudio de las necesidades especificas de su empresa y la búsqueda de la solución que más se ajuste.

Esta solución debe permitirle escanear la información y gestionar los contenidos electrónicos de forma sencilla e intuitiva, permitiéndole acceder a un documento electrónico en cuestión de segundos, independientemente de dónde se encuentre.

La infraestructura de la empresa deberá ser adecuada para estos nuevos procesos; se elimina la necesidad de ubicaciones físicas para el archivo de papel pero es necesario un hardware adecuado, así como la fijación de políticas de acceso y niveles de seguridad diferenciados en función del nivel de riesgo de los documentos.

Beneficios

  • Se evita el desgaste, rotura o pérdida de documentos originales.
  • Reducción del riesgo de perdida de información.
  • Los documentos no circulan ni interna ni externamente.
  • Los documentos pueden consultarse simultáneamente.
  • Se evita el coste y el tiempo de traslado de papel.
  • No ocupan lugar en los escritorios.
  • Impresión de documentos con calidad similar al original.
  • Reducción del espacio de archivo.
  • Agilidad en las consultas.
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Necesidad

Por Ley las empresas tienen la obligación de destruir la información, asegurando el correcto tratamiento y protección de la información confidencial del negocio.

Habitualmente las empresas poseen archivos con importantes cantidades de documentación en papel. Esta documentación, pasado un tiempo, pierde valor empresarial y hay que plantearse deshacerse de ella; pero la mayor parte de la misma contiene datos  que deben ser correctamente tratados. Igual problemática nos encontramos en los papeles generados y desechados en el día a día que incluyen datos confidenciales.

Enfoque

Preocupados por la seguridad de su empresa, sus clientes y sus trabajadores, nuestro enfoque es ayudarle a cumplir con los requisitos de la Ley Orgánica de Protección de Datos; y en este ámbito sería mediante una destrucción certificada de los documentos que ya no necesiten almacenar en sus instalaciones, buscando minimizar los costes estructurales que le suponga a la empresa.

Solucion

Coolabora ofrece servicios de Destrucción Documental Certificada aplicando los niveles más altos de seguridad al ciclo completo: desde la instalación de contenedores especiales y recogida custodiada hasta la destrucción certificada y su posterior reciclaje; todo ello cumpliendo tanto las normativas de protección de datos como las medioambientales.

Ofrecemos distintas alternativas para realizar una destrucción documental adaptada a sus necesidades.

Destrucción de documentos puntual:

Es la solución más adecuada para la destrucción de históricos y permite liberar espacio de los archivos. El cliente solicita la retirada de la documentación que necesita destruir junto con los soportes almacenados. Tras la destrucción expedimos la oportuna certificación, homologada según la normativa europea.

Recogida en contenedores metálicos precintados:

Nuestros contenedores están precintados desde el momento de su instalación, durante el proceso de transporte a nuestras instalaciones, y hasta su destrucción final; de esta forma aseguramos la inviolabilidad y confidencialidad de la documentación que contienen.

Reciclaje de documentos:

Aseguramos el cumplimiento de la normativa en materia de gestión de residuos no peligrosos. Todos los residuos de la destrucción son sometidos a un riguroso tratamiento de reciclaje. Al cliente se le expide el oportuno certificado de reciclaje.

Beneficios

  • Destrucción documental de acuerdo con la Ley con certificación homologada
  • Liberación de espacio en los archivos
  • Contribución al medioambiente
  • Simplicidad y reducción de costes estructurales
  • Confianza interna y de los clientes ante la seguridad de los datos
  • Buena imagen corporativa
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